寧明職場(chǎng)問(wèn)答

作為公司法務(wù)，在寧明我該如何管理合同？日常都應(yīng)該做哪些工作？或者說(shuō)我該如何將合同分類？

13*******44
2023-01-04
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18*******47 2023-01-04

首先，要確定公司合同檔案管理的方式，比如我們公司，技術(shù)部根據(jù)法務(wù)部的需求給開法了一套合同管理的系統(tǒng)，那么我公司所有的合同都可以錄入系統(tǒng)，甚至上傳掃描件。那么對(duì)應(yīng)的影響就是，分類就可以做的很細(xì)，比如做三四層、最低層甚至可以有七八種子分類，因?yàn)檫@樣篩選數(shù)據(jù)很方便。甚至所有的合同掃描件都可以上傳到系統(tǒng)中，各部門根據(jù)權(quán)限可以隨時(shí)調(diào)取需要的合同掃描件進(jìn)行查詢。所以，合同分類的問(wèn)題，我也沒(méi)法直接告訴你一個(gè)放之四海而皆準(zhǔn)的方法。大致就是按中心、按部門、按業(yè)務(wù)、按重要性等等標(biāo)準(zhǔn)吧。合同檔案的保存和執(zhí)行、監(jiān)督一樣，未必要由法務(wù)部來(lái)執(zhí)行，看公司特點(diǎn)，前述快消行業(yè)公司就是在財(cái)務(wù)部保存的。因?yàn)?0%以上的合同都是各類銷售合同。合同的調(diào)取，就是根據(jù)公司的保密要求，設(shè)置各級(jí)權(quán)限。關(guān)于銷毀的問(wèn)題，快消的合同太多，陳舊檔案其實(shí)是毫無(wú)意義的，所以存在銷毀過(guò)舊檔案的問(wèn)題，其他公司除非大到一定規(guī)模，基本不必考慮。以上，比較籠統(tǒng)，如果有更深入的問(wèn)題想探討，歡迎隨時(shí)交流。
13*******30 2023-01-04

一、審批流程的設(shè)計(jì) 審批流程的設(shè)計(jì)，基本就是參考公司的組織架構(gòu)圖，確立各部門的分工，跟領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示各類合同應(yīng)當(dāng)審批到哪一層級(jí)，標(biāo)準(zhǔn)是什么，比如金額大小、是否直接適用標(biāo)準(zhǔn)合同等等，這個(gè)問(wèn)題各公司實(shí)際情況不一樣，只能在實(shí)踐中體悟。二、審批單的設(shè)計(jì) 審批單的設(shè)計(jì)，跟檔案管理有關(guān)系，審批單至少應(yīng)當(dāng)包括合同的簡(jiǎn)要描述，責(zé)任人，各級(jí)各部門審批人（如果需要其他部門深入?yún)f(xié)作，還可以有協(xié)作部門負(fù)責(zé)人的簽批）。其他的就是簽約對(duì)方的信息，或者如果希望有更多的提示作用，還可以在審批單上加入更多的信息，比如單價(jià)總價(jià)重要條款等等。然后是合同的執(zhí)行監(jiān)督執(zhí)行監(jiān)督一般放在各執(zhí)行部門完成，法務(wù)不需要直接參與，但如果公司合同總量不多或者認(rèn)為部分重要合同需要保障執(zhí)行過(guò)程不違法，也可以放在法務(wù)部進(jìn)行，看法務(wù)部的工作量和領(lǐng)導(dǎo)的意志吧。以前在快消行業(yè)做的時(shí)候，因?yàn)橹饕贤际卿N售合同，所以也有財(cái)務(wù)部監(jiān)督合同執(zhí)行的情況發(fā)生。總之，就是沒(méi)有一定之規(guī)，根據(jù)公司的特點(diǎn)，選取監(jiān)督最方便、最有利的模式。
13*******81 2023-01-04

以下答案是我在十二年的法務(wù)管理工作慢慢總結(jié)的，分享給題主，希望對(duì)題主有所幫助。畢竟不是著書立說(shuō)，寫得十分籠統(tǒng)潦草，見(jiàn)諒。我把一個(gè)公司的合同管理分為四個(gè)部分，合同的撰寫和審核，合同審批流程，合同的執(zhí)行監(jiān)督，合同檔案的管理。先說(shuō)合同的撰寫和審核。合同的撰寫和審核，第一步是放下合同文本，與合同需求方進(jìn)行徹徹底底的溝通。從管理學(xué)的角度來(lái)說(shuō)，需求方提供給你的很可能是他們主觀的要求，而不是客觀的需求，你的任務(wù)首先就是把要求變成需求。他們的要求可能很復(fù)雜，你就得抽絲剝繭，理出邏輯結(jié)構(gòu)。他們的要求可能過(guò)于簡(jiǎn)單，你就需要對(duì)業(yè)務(wù)有一個(gè)比較深刻的理解，需要快速熟悉業(yè)務(wù)，和需求方一起將業(yè)務(wù)拆分成不同的層面和階段，確定標(biāo)準(zhǔn)、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、權(quán)利和義務(wù)、報(bào)酬與支付、違約責(zé)任等環(huán)節(jié)。他們的要求可能不切實(shí)際，你就要向他們講解理由，是法律的原因，是政策的原因，還是公司現(xiàn)階段無(wú)法實(shí)現(xiàn)等等等等，然后幫他們找到替代方案。將需求理清后，請(qǐng)對(duì)方確認(rèn)合同需求，然后才進(jìn)入文本工作。